نکاتی برای برنامه ریزی بهتر
- چرا باید برنامه ریزی کنیم؟
- چطور؟
- برنامه ماهانه ، هفتگی و روزانه؟
- ابزار و تکنیک؟
- کتاب های برنامه ریزی؟
- اشتباهات رایج برنامه ریزی
یک. چرا باید برنامه ریزی کنیم؟ لشکر بدون داشتن برنامه جنگ نمیره به میدون و همینطور یه تیم فوتبال هر روز فکر کنین میخواین وارد میدان جنگ بشین
دو. برنامه ریزی حتما حتما باید بیاد روی کاغذ چرا؟ باعث میشه ذهنمون کم تر درگیر باشه و نشون میده روزمون دستاورد داره آخر شب که تیک میزنیم یه حس خیلی خوبی داره و میبینیم که چه روز مفیدی داشتین و اگه یه کاری مهمی امروز انجام نشده اون کار منتقل میشه به لیست فردا و فراموش نمیشه!
سه. یه برنامه ریزی بلند مدت یه میان مدت و یه کوتاه مدت داریم . باید از برنامه ریزی سالانه بعد ماهانه بعد هفتگی بعد شروع کنیم در برنامه ماهانه کافیه یه سر رسید داشته باشید ، در برنامه ماهانه چه چیز هایی باید بنویسیم؟ فقط نشون دهنده مهم ترین اتفاقاتی هستند که قراره توی اون ماه رخ بده تاریخ های نشان دار: تولد ، تاریخ پرداخت، وقت دکتر ، مهلت ثبت نام کلاس، مهمونی و امتحان ، نکته : در برنامه ریزی ماهانه نباید با جزئیات بنویسید. فقط یه کلمه یا دو کلمه کافیه. قرار نیست همه خونه های سر رسید پر بشن. 5 تا 10 مورد معمولیه.
زمان درست نوشتن کار های ماه یک یا دو روز به پایان ماه قبل (نیم ساعت فقط زمان میبره)، یه سری موارد معمولا قراره توی همه ماه ها تکرار بشن یا به صورت بازه های دو ماهه یا سه ماهه. بنابراین اولین کار در نوشتن برنامه ماهانه نوشتن برنامه هایی که تکرار میشن.
برنامه هفتگی: جمعه عصر انجام بدین. اولین کار اینه که روز های برنامه ماهانه تون رو وارد برنامه هفتگی کنین با جزئیات بیشتر.
برنامه روزانه : خیلی ریز و با جزئیات بهترین زمان روز قبل ، قبل از خواب انجام بدین، با توجه به برنامه هفتگی و کاری که امروز انجام نشده ، وارد لیست کار های فردا.
چهار. از کجا شروع کنیم؟
ما در طول روز یه مدت ساعت مفید کمی داریم که میتونیم کارهامون رو انجام بدیم با استفاده از تایم لاگ متوجه میشیم چه قدر زمان مفید در طول روز برای انجام کار هامون داریم. که میشه مثلا نهایتا 3 تا 5 ساعت. بعد از متوجه شدن از زمان باید بریم سراغ اولویت بندی و مستقیم میتونید برید سراغ دو تا سه کار اصلیتون. کتاب : فرمول برنامه ریزی!
استراتژی 3+2 اولین کار 3 وظیفه بزرگ از نظر زمانی و ( یه ساعت حداقل زمان میبرن) 2 کار کوچیک ( نیم ساعت ) بر اساس این برنامه ریزی کنین. برای اولویت بندی: ماتریسا آیزن هاوم : 1. مهم و فوری، 2. مهم و غیر فوری 3.غیر مهم و فوری 4.غیر مهم و غیر فوری
با طرح سوال:
آیا انجام این کار به من کمک میکنه به هدف بلند مدت یا میان مدتم برسم؟ بله: اهمیت بالا نه: کم اهمیت
آیا باید همین امروز انجام بدم؟ بله : فوری نه : غیر فوری
به ترتیب زیر :
اول: فوری و مهم
دوم: مهم و غیرفوری ( که براشون برنامه ریزی میکنید که زود انجامشون بدین)
سوم: فوری و کم اهمیت ( اگه شد واگذاری: خودکار انجام شدن ( استفاده از تکنولوِژی) مثل پرداخت قبض، از دیگران، هزینه، از انجامش چشم پوشی کنین)
چهارم: غیر فوری و غیر مهم : بیخیال انجام دادنشون بشین.
این فرمول بهتون کمک میکنه که لیست بلند بالای هفتگیتون رو به حداقل الممکن برسونید. و هر روزتون رو هم با کار های مهم و فوری شروع کنید. وقتتون رو با کار هایی که شما رو به اهداف بلند مدتتون نمی رسونه و انرژیتون رو میگیره تلف نکنین.
پنجم. ساعت بیولوژیک بدن خیلی مهمه ... بدن ما یه ساعتی داره، ساعات بدن من سحر خیزه... تحقیقات ثابت کردن که یادگیری در زمان های مختلف میتونه 20 درصد کاهش پیدا کنه برای اکثر آدم صبح زود بهترین زمان برای یادگیری و حفظ مطالب از ساعت 9 تا 11(2ساعت) ، 4 تا 7 شب (3 ساعت). کتاب ترفند های علمی زمان سنجی عالی نشر نوین ، بنابراین اینجوری کارهاتون رو توی زمان درستش انجام بدین مثلا اگه در ساعت بیولوژیک انجام بدین یک ساعت طول میکشه در غیر این صورت 1.5 تا 2 ساعت بنابراین ساعت بیولوژیکتون رو بشناسین بعد با ماتریس آیزنهاور ترکیب کنید.
ششم. چند اشتباه رایج برنامه ریزی؟ (هر روز این رو چک کن موقع برنامه ریزی)
1.لیست بلند مثل 10 تا 15 آیتم روزانه جز این که استرستون رو ببره بالا و گیج کننده اند و واقع بینانه نیستند و دلسرد کننده اند و باعث تشویق به پشت گوش انداختن میشید. اگر 4 ساعت زمان دارین اطمینان پیدا کنین برنامه تون در این زمان قابل انجام باشد در غیر این صورت شکست خواهید خورد.
2. زمان واقع بینانه برای انجام هر کار در نظر نمیگیرند.
3. از تکنینک واگذاری کردن استفاده نمیکنن.
4.برای خودشون جایزه در نظر نمیگیرن. موتور شما نیاز به سوخت داره وقتی کار های طبق برنامه ریزی پیش میرن و جایزه کمک میکنه که اون برنامه رو ادامه بدین. (خرید لوازم التحریر یا کافه و نوشیدنی و به خودتون بگین این جایزه برای انجام فلان کاره).
5.وسایلی که حواس ما رو پرت میکنن ما برنامه ریزی میکنیم همه چیز رو هم روی کاغذ میاریم لیست برنامه هایی که داریم کوتاهن و براساس تکنیک 3+2 و ماتریس آیزنهاور هستن اما مثل : موبایل ، تبلت، لپ تاپ ، تاجایی که ممکنه از خودتون دور کنین و در حالت سایلنت چون خودتون رو در معرض این ها قرار دادین. مثلا اگه قراره روی مقاله کار کنین یا پایان نامتون رو بنویسید باید موبایلتون رو سایلنت کنید و بزارید توی یه اتاق دیگه ای که مدام قرار نباشه تلگرام برید یا اینستاگرام.